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Know how / NO.006増え続ける書類。 保管?廃棄?その線引きは?

 

収納庫はそれなりに整備しているはずなのに、社内を見渡せば、書類だらけで片付かないデスクの数々。収納庫が少ない?書類が多い?一般的にはどれくらいの収納量を確保すればよいのでしょうか。

書類の山を目の前にして、日々頭を痛めている方々のために、今回は一般的な収納量計算についてのご紹介です。

まず、書類の量を示すものに、ファイルメーター(fm)という単位があるのをご存知ですか? これは書類を積み重ねたときに何メートルになるかを示したものです。ちなみに、1ファイルメーターはおよそなんと1万枚!

日本の一般企業で働くオフィスワーカー1人当たりの保管書類量は4~5fmにもなるという報告もありますが、しかしながら実際に管理しきれる量は1.2fm~1.5fmなのだとか。
また、同じ書類を半年後に再び取り出して使う確率は10%、1年後には1~2%しか使わない、というデータも報告されています。

ここに、部門別による一人当たりの最適収納量を試算したものがあります。

●サービス・営業・製造・研究部門    0.7~1fm
●人事・企画・技術・開発部門       1~1.5fm
●総務・経理・業務・調査・設計部門   1.5~3fm
(城下直之著 「ファイリングマネジメント」日刊工業新聞社より)

これに部門人数をかけたものがその部署の最適収納量となるのですが・・・果たして目の前に詰まれた書類の山は保管すべき書類でしたか?それとも廃棄すべき書類でしたか?